KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESi

EREL OTOMOTİV  GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI


Kişisel verilerin korunması Erel Otomotiv A.Ş. (“Erel Otomotiv”) için önemli bir konudur. Erel Otomotiv veri sorumlusu olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVK Kanunu”) uyum sağlanması için KVK Kanunu’nun öngördüğü ilkeleri benimsemekte, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmektedir. Bu kapsamda düzenlenen Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“İlgili Kişi”) erişimine sunulmaktadır.

1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası;

  1. Kişisel verileri toplama yöntemlerini ve hukuki sebeplerini,
  2. Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Konusu Kişi Grubu Kategorizasyonu),
  3. Bu kişi gruplarına ilişkin olarak hangi kategoride kişisel veri işlendiğini (Veri Kategorileri) ve örnek veri türlerini,
  4. Bu kişisel verilerin hangi iş süreçlerinde ve hangi amaçlarla kullanıldığını,
  5. Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri,
  6. Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceğini,
  7. Kişisel verileri saklama sürelerini,
  8. İlgili Kişiler’in kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini,

açıklamaktadır. 
 
 
 

a. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Erel Otomotiv kişisel verileri web sitesi, formlar, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla elektronik veya yazılı olarak, KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

b. Veri Konusu Kişi Grubu Kategorizasyonu

Erel kişisel veri işleme süreçlerinde ve bu süreçlere bağlı faaliyetlerde kişisel verileri işlenen veri konusu kişi gruplarını aşağıdaki şekilde kategorize etmektedir. Bununla beraber KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda sair kişi gruplarının da (danışman vb.) kişisel verileri işlenebilmektedir.

c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri

1.

a) Müşteri Verisi

  • Kimlik Bilgisi: Ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, doğum yeri/tarihi, cinsiyet
  • İletişim Bilgisi: cep telefonu, e-posta adresi, adres 
  • Finansal Bilgi: Vergi dairesi, fatura bilgileri
  • Müşteri İşlem Bilgisi: satın alınan ürün/ler, alışveriş tutarı, alışveriş tarihi, ticari iletişim izni, ödeme bilgisi
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri/Hukuki İşlem Verisi: İmza
  • Sağlık Verisi: Sağlık raporu


 
 

2.

Çevrimiçi Ziyaretçi

  • İşlem Güvenliği Bilgisi: Şifre, cep telefonu, parola bilgileri
  • Hukuki İşlem Bilgisi/Risk Yönetimi Bilgisi: IP adresi, T.C. kimlik numarası, e-posta adresi, doğum tarihi
  • Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi: Verilen hizmetin başlama ve bitiş zamanı, yararlanılan hizmetin türü, aktarılan veri miktarı.

3.

Web sitesi Kullanıcıları / Potansiyel Müşteri

  • Kimlik Verisi: Ad, soyad
  • İletişim Bilgisi: E-mail adresi, telefon numarası

4.

Tedarikçi veya Tedarikçi Çalışanı veya Yetkilisi

  • Kimlik Bilgisi: TC Kimlik No, Ad soyadı
  • İletişim Bilgisi: e-posta adresi,  adres, cep telefonu
  • Finansal Bilgi: Hesap No, Vergi dairesi, Vergi Kimlik Numarası, vergi levhası, IBAN
  • Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi: İmza sirküler, faaliyet belgesi,
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri/Hukuki İşlem Bilgisi: İmza

d. Kişisel Verilerin Hangi İş Süreçlerinde ve Hangi Amaçlarla Kullanıldığı

1.

a) Müşteri Verisi

  • Müşterinin açık rızası doğrultusunda, Doğuş Otomotiv tarafından mal/ürün ve hizmetlerin tanıtımının ve pazarlamasının yapılması,
  • Servis randevularının oluşturulması,
  • Müşteri sorun ve şikayetlerinin çözümlenmesi,
  • Muhasebe ve faturalandırma işlemlerinin icrası ve takibi,
  • Hukuki süreçler ve mevzuata uyum,
  • İdari ve adli makamlardan gelen bilgi taleplerinin cevaplandırılması,
  • İşlenen verilerin güncel ve doğru olmasının sağlanması amacıyla gerekli düzenlemelerin yapılması
  • Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması

2.

Çevrimiçi Ziyaretçi Kişisel Verileri

  • 5651 sayılı Kanun kapsamında çevrimiçi ziyaretçi verilerinin işlenmesi,
  • Hukuki süreçler ve mevzuata uyum,
  • İdari ve adli makamlardan gelen bilgi taleplerinin cevaplandırılması,
  • Bilgi ve işlem güvenliği sağlanması ve kötü amaçlı kullanımın önlenmesi,
  • Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

3.

Web sitesi Kullanıcıları / Potansiyel Müşteri

  • Test sürüşü yapmak isteyen web sitesi kullanıcılarının ve potansiyel müşterilerin randevularının oluşturulması,

4.

Tedarikçi veya Tedarikçi Çalışanı veya Yetkilisi Kişisel Verileri

  • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Tedarikçi ile iletişimin sürdürülmesi,
  • Muhasebe ve satın alma işlemlerinin takibi,
  • Faturalandırma süreçlerinin icrası ve takibi,
  • Hukuki süreçler ve mevzuata uyum,
  • İdari ve adli makamlardan gelen bilgi taleplerinin cevaplandırılması,
  • Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

e. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Erel Otomotiv , kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir.

Erel, kişisel verilere yetkisiz erişimi, hatalı kullanımı, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri almaktadır. Erel Otomotiv kişisel verileri işlerken güvenlik duvarları ve Güvenli Soket Katmanı (SSL) şifrelemesi gibi genel kabul görmüş güvenlik teknolojisi standartlarını kullanmaktadır. Buna ek olarak, web sitesi aracılığıyla Erel Otomotiv’e  kişisel verilerinizi gönderirken, bu veriler SSL kullanılarak aktarılmaktadır.

Erel işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak:

  • Kişisel verilerin alındığı web sitesi tüm alanlar SSL ile korur,
  • Web sitesinden toplanan kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmemesi için, çalışanlarına yönelik erişim yetki ve kontrol matrisleri oluşturur ve uygulamaya alır,
  • Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.

Erel Otomotiv’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, Erel Otomotiv tarafından işletilen platformlara veya Erel Otomotv’in sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, Erel  Otomotiv bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.

f. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Erel Otomotiv kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır. 

Müşteri’ye ait cep telefonu numarası ve/veya e-posta adresi; ticari elektronik ileti onayına istinaden tercih, beğeni ve alışkanlıkları doğrultusunda tanıtım, reklam yapılabilmesi, fayda ve fırsat sunulabilmesi amacıyla Doğuş Otomotiv Servis ve Ticaret A.Ş. (“Doğuş Otomotiv”) ile paylaşılmaktadır. 

Raporlama ve istatistiki çalışmalar kapsamında Müşteri’ye ait veriler ajans ve Erel Otomotivin kullanmış olduğu sistem üzerinden Doğuş Otomotiv ile paylaşılmaktadır.

Yukarıda belirttiğimiz yurt içi aktarımına konu olan kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanısıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen KVK Kanunu uyumlu hükümler sayesinde hukuki olarak da korunmaktadır.

g. Kişisel Verileri Saklanma Süreleri

Erel Otomotiv işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca KVK Kanunu ile uyumlu olarak muhafaza eder. Bu süreler:

Muhasebe ve finansal işlemlere ilişkin tüm kayıtlar

10 yıl

6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun

Çevrim içi ziyaretçilere ilişkin trafik bilgileri

2 yıl

5651 Sayılı Kanun

Müşterilere ilişkin kişisel veriler

Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl

6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun

Tedarikçilere ilişkin kişisel veriler

Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 yıl

6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun


i. İlgili Kişiler’in Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

Ere Otomotiv tarafından işlenen kişisel veriler üzerinde İlgili Kişi’nin KVK Kanunu madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda sıralanmaktadır:

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; Erel Otomotiv tarafından işletilen elektronik ticaret platformlarının web sitesi veya mobil uygulamasında yer alan KVK Kanunu madde 13 uyarınca düzenlenen Başvuru Formunda belirtilen yöntemlerle başvurunuzu yapabilir ve haklarınızı kullanabilirsiniz.


2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları

Erel  Otomotiv, web sitesi, mobil sitesi aracılığıyla işlediği kişisel verileri, KVK Kanunu madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.

Erel Otomotiv tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. Erel Otomotiv bunun için kullanıcı seviyesinde erişim yetki ve kontrol matrisi oluşturur ve uygulamaya alır. Veri tabanında silme işleminin gerçekleştirilmesi için gerekli tedbirleri alır.

Erel Otomotiv tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

Erel Otomotiv tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

Erel Otomotiv, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemlerini gerçekleştirecektir.

3. Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler

Erel Otomotiv, işbu Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik/Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, siz üyelerimize gerekli bilgilendirme yapılacaktır.